Når bør du begynne å se etter nye kontorlokaler?

Å finne nye kontorlokaler tar ofte lenger tid enn mange tror. Venter du for lenge, risikerer du hasteløsninger, dårligere betingelser – eller rett og slett at du ikke rekker å flytte når du må. I denne artikkelen går vi gjennom når det lønner seg å starte prosessen, og hva som påvirker timingen.

1. Hvor lang tid tar det egentlig?

Fra du begynner å lete til dere er på plass i nye lokaler, må du regne med 6–12 måneder. I noen tilfeller kan det ta enda lenger tid, spesielt hvis det kreves omfattende tilpasninger eller det er mange beslutningstakere involvert.

Tiden går fort når du skal gjennom flere faser:

• Kartlegging av behov: Hva trenger dere faktisk?
• Markedsundersøkelse og visninger: Hva finnes der ute?
• Forhandling av kontrakt: Hvilke vilkår kan dere oppnå?
• Tilpasninger eller oppussing: Skal lokalene skreddersys til dere?
• Selve flyttingen: Logistikk, IT, innredning, ansatte

Jo bedre tid du har, desto større sjanse har du for å finne lokaler som faktisk passer – i stedet for å ende opp med det som tilfeldigvis er ledig.

2. Når bør du starte?

Det enkle svaret: Start tidligere enn du tror. Her er en grov tommelfingerregel:

• 12 måneder igjen av leiekontrakten? Det er nå du bør sette i gang. Da har du tid til å vurdere mange alternativer og forhandle gode vilkår.
• 6–9 måneder igjen? Du bør være godt i gang. Dette er ofte minimum for en smidig prosess uten stress.
• Under 6 måneder igjen? Nå haster det. Det finnes fortsatt muligheter, men du må være forberedt på å ta raskere beslutninger og inngå kompromisser.

3. Tegn på at det er på tide å vurdere nye lokaler

Selv uten at kontrakten nærmer seg slutten, kan det være mange grunner til å bytte:

• Plassmangel: Bedriften har vokst raskt, og de ansatte sitter tett.
• Overkapasitet: Lokalet står halvfullt etter innføring av hjemmekontor og fleksible arbeidsdager.
• Lite attraktiv beliggenhet: Dårlig kollektivtilgang, vanskelig å tiltrekke og beholde talenter.
• Manglende fasiliteter: For få møterom, ingen stillesoner, lite rom for samarbeid.
• Uforholdsmessige kostnader: Betaler dere for mer plass enn dere bruker – eller for fasiliteter dere ikke trenger?

Å flytte handler ikke bare om plass – det handler også om kultur, trivsel og effektivitet.

4. Hvordan komme i gang?

Start med å definere behovene deres. Spørsmål som bør besvares:

• Hvor mange arbeidsplasser trenger vi?
• Hvor vil vi helst være geografisk?
• Hva er et realistisk budsjett?
• Hvor fleksibel må kontrakten være?

Når dette er klart, kan du begynne å utforske markedet. Her kan digitale verktøy som Let.no spare deg for både tid og frustrasjon. Du får raskt oversikt over relevante lokaler – tilpasset dine behov – uten å måtte tråle hele nettet selv.

Konklusjon: Start tidlig – det lønner seg

Å starte tidlig gir deg bedre forhandlingsmakt, flere alternativer – og større sjanse for å finne et kontorlokale som faktisk støtter måten dere jobber på. Å vente for lenge kan bli kostbart, både i kroner og i kompromisser.

Leter du etter nye kontorlokaler?

Søk blant 21 266 lokaler i 5 802 eiendommer

Prøv selv